Der Übergang zu Smart Working stellt zweifellos eine Veränderung für den Arbeitnehmer dar, sowohl in Bezug auf das Umfeld, als auch in Bezug auf die Organisation seiner Arbeit und insbesondere in Bezug auf seine sozialen Kontakte. Smart Working bedeutet normalerweise Momente der Fernarbeit, aber auch Momente des Zusammentreffens am jeweiligen Arbeitsplatz. Letzteres ist in der gegenwärtigen Ausnahmesituation nicht möglich oder sollte zumindest vermieden werden.

Dies ist zweifelsohne eine Grenzsituation - die Isolierung ist, wie es scheint, derzeit die einzige wirksame Methode zur Bekämpfung des Virus. Es handelt sich also keineswegs um eine freiwillige Entscheidung eines jeden Einzelnen, aber wir müssen uns vor Augen halten, dass auch diese Situation ein Ende haben wird.

Die endgültigen Isolierung der Mitarbeiter im Home Office oder dem Smart Working ist jedoch nicht wünschenswert und kann durch erfolgreiches Management vermieden werden. Die Arbeit des Teams im Smart Working unterscheidet sich im Grunde gar nicht von dem, was täglich im Unternehmen geschieht. Natürlich ist der Kontakt nicht physisch. Es reicht nicht aus, den Kopf zu heben und den Kollegen am nächsten Schreibtisch anzusprechen. Nun müssen Sie einen Knopf drücken und über Skype, Teams oder einfach nur telefonisch einen Anruf tätigen.

Ich schlage vor, einige feste Kommunikationsmomente zu planen, wie z.B. die Morgenbesprechung, eine 15-minütige Sitzung, bei der das Team per Video zusammenkommt, um eine Bestandsaufnahme der Situation zu machen, über die Aktivitäten des Tages zu sprechen und eventuelle Herausforderungen oder Probleme zu lösen. Dasselbe geschieht dann am Abend oder am Ende des Arbeitstages, wo sie eine Bestandsaufnahme der gesamten Situation machen und gemeinsam besprechen, welche Projekte durchgeführt wurden, welche Entscheidungen getroffen werden müssen, wo die Mitarbeiter die Hilfe des Vorgesetzten benötigen usw. Natürlich muss auch Platz für Witze oder Anekdoten sein, um eine positive Atmosphäre zu schaffen.

Dieser Austausch kann im Smart Working jederzeit stattfinden, Sie sind immer "on" und somit per Telefon- oder Videoanruf erreichbar.

Führung ist an sich keine einfache Sache. Wenn sich Mitarbeiter und Führungskraft an unterschiedlichen Orten befinden, gestaltet sich Führung nochmal eine Stufe schwieriger. Führen auf Distanz ist eine besondere Herausforderung.

Wenn Sie auf Distanz führen, wird es schwieriger einzuschätzen, ob der Mitarbeiter gut arbeitet oder nicht. Sie haben weniger verlässliche Informationen und Beobachtungen. Sie müssen also mehr über Resultate beurteilen: Qualität statt Quantität.

Führen auf Distanz bedeutet ein höheres Maß an Unsicherheit für den Führenden. Sie können nur durch Vertrauen führen und Sie müssen sich klar machen, dass Sie einen zeitlichen und mentalen Koordinierungsaufwand für das Führen auf Distanz einplanen müssen.

Erfolgsfaktoren:

Sorgen Sie dafür, dass die Infrastruktur auf allen Seiten stimmt:
Schnelle Internetverbindung, Laptop und Smartphone für jeden Mitarbeiter sollte selbstverständlich sein. Es gibt es viele Instrumente und Tools, die speziell für das gemeinschaftliche Bearbeiten von Prozesse auf Distanz entwickelt wurden und helfen, Datenmengen zu organisieren. Vielfach verwendet und bewährt hat sich Office 365. Mit ihnen ist es möglich die Projektfortschritte so zu dokumentieren, dass alle Teammitglieder informiert sind und am aktuellen Stand weiterarbeiten können. Auch in der direkten Kommunikation haben sich verschiedene Tools bewährt. Effiziente Meetings beginnen bereits beim persönlichen Zeitmanagement und der Arbeitsorganisation im Alltag eines jeden Einzelnen. Es geht beispielsweise darum Kalender richtig zu pflegen, den Verfügbarkeitsstatus von Mitarbeitern aufzuzeigen und den Einsatz von Chats zu ermöglichen. Beim Meeting selbst sind dann Funktionen wie Desktop sharing, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, kreatives Arbeiten auf einem digitalen Whiteboard wichtige Instrumente.

Führen Sie mit Vertrauen, Zielen und Sinn!  Es ist Ihre Aufgabe dass Ihr Team ein gemeinsames Verständnis der Zusammenarbeit hat. Unterstützen Sie das Wir-Gefühl. Führungskraft und MA definieren transparente Indikatoren, woran Fortschritte, Aufwende und Ergebnisse gemessen werden. Chef und Mitarbeiter sollten gemeinsam klare Standards für die Zusammenarbeit definieren. Termine, Absprachen wie auch Zusagen sind einzuhalten – von allen Beteiligten.

Geben Sie Ihren Remote Mitarbeitern regelmäßig konstruktives Feedback, wenn möglich persönlich oder zumindest im 2er Telefongespräch.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht demotivieren durch unnötiges Reporting. Unterstützen Sie deren Selbstverantwortung und Eigeninitiative.

Kommunizieren Sie regelmäßig und häufig mit allen Beteiligten:
Bewährt haben sich regelmäßige Jour Fixe, also z.B. fest eingeplante monatliche Telefonkonferenzen. Achten Sie auf großzügigen Informationsfluss. Da die Mitarbeiter nicht an Ihrem Standort sind, gelangen sonst wichtige Infos erst gar nicht zu ihnen.

Gute Kommunikation: gelten die typischen Regeln für Meetings ganz besonders für Telefon- und Videokonferenzen, also beispielsweise:

• Gute Vorbereitung mit Agenda vorab. Der Punkt „weiteres“ wird von der Tagesordnung ersatzlos gestrichen.
• Zeitnahes Meeting-Protokoll an alle. Dies enthält nur die To dos, die Deadlines der Aufgaben und wer im Lead ist, wer sozusagen die Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe trägt. Jede Aufgabe wird zugeteilt und terminiert!
• Pünktlicher Beginn und pünktliches Ende
• Jeder redet nur, wenn er etwas wirklich Neues beizutragen hat und nur wenn es alle in der Runde betrifft. Ansonsten 1:1 Meeting.
• Jeder fasst sich kurz, keine Selbstdarstellung
• Keiner fällt dem anderen ins Wort
• Je nach Komplexität der Aufgaben sollten Sie unterschiedliche Kommunikationsformen bevorzugen:
• E-Mails funktionieren sehr gut für z.B. kurze Nachfragen, Ideenaustausch oder für Statusberichte. Sie können sehr sinnvoll und effektiv beim Führen auf Distanz eingesetzt werden, aber sie ersetzen keine Gespräche! Vermeiden Sie deswegen unbedingt sogenannte Ping-Pong E-Mails. Das sind E-Mails bei denen eine Diskussion stattfindet und abwechselnd immer wieder in kurzen Abständen auf die gerade versendete E-Mail von der anderen Seite geantwortet wird. Dafür ist eine E-Mail nicht gemacht. In einem solchen Fall greifen Sie zum Telefon!

Vertrauen: Führen auf Distanz funktioniert nur mit Vertrauen. Deshalb müssen Sie erst mal Vertrauen aufbauen. Sie müssen – stärker als bei Mitarbeitern vor Ort – bereit sein Ihren Mitarbeitern Vertrauen entgegen zu bringen.

Last but not Least: Würdigen Sie die Erfolge Ihrer Mitarbeiter und – feiern Sie die Erfolge Ihres Teams mit Ihrem Team – auch wenn es nur per Telefon oder Video geht.

Der Arbeitgeber ist nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen, die die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit gewährleisten.

Es ist ratsam Verhaltensregeln festzulegen, um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren, aber auch Vereinbarungen zu treffen, in welchem Umfang Mitarbeiter Urlaub nehmen oder Überstunden abbauen können, um den Weiterbestand des Unternehmens und somit der Arbeitsplätze gewährleisten zu können.

Des weiteren empfiehlt sich:

• Information über Dekrete und Anordnungen der befugten Stellen an die Mitarbeiter weitergeben
• Aufklärung der Arbeitnehmer über die Symptome der Infektion durch den Arbeitgeber
• Verhaltensregeln im Umgang mit anderen – also Kollegen, Kunden oder Lieferanten
• Einführung verschärfter Hygienemaßnahmen im Unternehmen, z.B. Hände häufig und gründlich waschen, regelmäßiges Lüften geschlossener Räume
• Festlegen von Geschäftsabläufen bei Personalausfall, insbesondere Vertretungsregelungen und Prioritätensetzung, z.B. wer gleiche Maschinen und gleiche Software bedienen kann
• Einrichten und Nutzen von Home office und Smart Working
• Nutzung von Videokonferenzen
• Untersagen, Absagen oder ggf. Verschieben sämtlicher Dienstreisen
• Information durch den Arbeitnehmer an den Arbeitgeber, wenn Arbeitnehmer in den letzten 14 Tagen mit infizierten und/oder mit Personen, die unter Infektionsverdacht stehen bzw. in gefährdeten Gebieten waren, in Kontakt standen
• Meidung sozialer Kontakte/Menschenansammlungen, z.B. in der Betriebskantine oder in Pausenräumen, aber auch das Vergrößern der Abstände, z.B. Nutzen des eigenen Pkw/Fahrrads statt öffentlicher Verkehrsmittel
• Maßnahmen, die getroffen werden, wie z.B. reduzierte Arbeitszeit, Zuteilung des Jahresurlaubes seitens des Arbeitgebers, den Mitarbeitern erklären. Das WIESO ist den Mitarbeitern nicht immer so sonnenklar wie dem Unternehmen. Entsprechend ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass die Maßnahmen getroffen werden müssen, um das Unternehmen in dieser kritischen Zeit aufrecht zu erhalten und die Arbeitsplätze möglichst zu sichern
• Die Auswirkung, die die aktuelle Krise auf das Unternehmen hat, mitteilen, die Mitarbeiter aber auch dahingehend stärken, dass alles getan wird um nach der Krise weitermachen zu können
• Das Gefühl der Zusammengehörigkeit stärken, an das Verständnis und den Zusammenhalt appellieren – „gemeinsam werden wir das schaffen“

Grundsätzlich müssen wir unterscheiden zwischen der Kommunikation in Bezug auf das Virus, dessen Auswirkungen und dessen Entwicklung und der Kommunikation, welche das Ziel hat, die Motivation der MA aufrecht zu halten. Die erste ist rein sachlich, die zweite emotional.

Rund um die Entwicklungen des Coronavirus ist eine seriöse Berichterstattung ausschlaggebend. Es können Links geteilt werden, wo seriöse Informationen veröffentlicht werden, z.B. Sicherheit und Zivilschutz der Südtiroler Landesverwaltung oder Ministero della salute. Wichtig ist, dass sog. Fake News entkräftet werden und sie ihren MA nur geprüfte und seriöse Informationen weitergeben. 

Sind Fake News im Umlauf, diese sofort aufgreifen und wiederum entkräfte bzw. richtigstellen. Die Informationen sollten auch an die Zielgruppe angepasst werden, d.h. nicht Fluten an Informationen einfach weiterleiten, sondern die Informationen so bündeln, dass sie das enthalten, was die MA auch wirklich interessiert und für sie in diesem Moment wichtig ist.

Die MA brauchen in Zeiten wie diesen Sicherheit, den Sicherheit schafft Zuversicht. Es ist Aufgabe des Managements diese Sicherheit zu vermitteln. Proaktiv und klar. Natürlich können aktuell keine Aussagen über den Verlauf des Virus und den Entwicklungen der nahen Zukunft getätigt werden, jedoch kann mit besonnener und bestimmter Kommunikation das Gefühl vermittelt werden, dass die Situation nach bestem Wissen und Gewissen professionell gehandhabt wird, und dass das Management im Sinne der Gesundheit der Mitarbeiter und des Weiterbestandes des Unternehmens handelt.

Eine stetige und transparente Kommunikation in die Organisation und mit den Mitarbeitern ist Voraussetzung dafür, dass sich der MA nicht alleingelassen fühlt.

Nicht jeder kommuniziert in die Organisation, sondern extra dafür bestimmte Personen im Unternehmen. Die Tiefe und Breite der Informationen, die in die Organisation gegeben werden, sind vorher abgestimmt und an die Zielgruppe MA angepasst. Die gegebenen Informationen sind miteinander deckungsgleich, so wird Verwirrung bei den MA verhindert.

Die Maxime lautet: Information ja, Panik nein! Für die Kommunikation bezüglich Virus und dessen Entwicklung gilt: je sachlicher mit der aktuellen Situation umgegangen wird, desto flacher können Emotionen und Panik gehalten werden. Emotionen sind ansteckend, im Besonderen negative, und deshalb muss das Ziel sein, Panik zu vermeiden. Dieser ist ein guter Moment, den Zusammenhalt und das Miteinander zu stärken.

Um die Moral der MA aufrecht zu halten, ist es hilfreich positive Geschichten zu erzählen, das sog. Storytelling, das sich hier bewährt hat. Es kann gut eingesetzt werden, um Zuversicht und eine gute Stimmung zu verbreiten indem sie positive Geschichten erzählen. Lassen sie ihre MA ihr ganz persönliches Beispiel wie sie diese Situation meistern erzählen, und teilen sie diese Beiträge über Intranet, Email od. soziale Medien mit ihren MA aber auch mit der Communitiy. Z.B. „Wir lassen uns nicht aufhalten, wir arbeiten weiter!“ Mit einem Bild des MA im Homeoffice. 

„Meeting mit den Kollegen in München, die Kinder spielen im Hintergrund und machen auch mal Krach, aber alles easy, alles gut. Wir geben nicht auf, wir arbeiten weiter!“ Selfie des MA mit dem Bildschirm im Hintergrund. Auch die Führungskräfte und die Unternehmer sind aufgerufen ihre Rolle als Vorbild hier bestmöglich auszufüllen. Verbreiten sie Mut und Hoffnung!

Das befeuern der Motivation kann auch gut an die Unternehmenswerte gebunden werden. Ein Unternehmen, das z.B. Dynamik als Wert hat, kann diesen hier gut spielen und in der Kommunikation immer wieder darauf hinweisen. Z.B. Dynamik ist für uns ein wichtiger Wert. Lasst uns gemeinsam zeigen, wie wir diese Situation meistern können, indem wir dynamisch sind, uns sofort auf die neuen Herausforderungen anpassen, neue Arbeitsmodelle schnell und einfach umsetzen und so den Fortbestand unseres Unternehmens gemeinsam sicherstellen.

Versuchen Sie ruhig und besonnen mit der Situation umzugehen, um unnötigen Stress bei den Mitarbeitern zu vermeiden. Der schwächt nämlich auch das Immunsystem und begünstigt Krankheiten jeder Art.

"Persönlich versuche ich meinen Teil dazu beizutragen. Ich habe sämtliche persönlichen Meetings abgesagt, jeden Kontakt mit anderen Personen unterbunden. Das ist aktuell der einzige Weg, die Verbreitung einzudämmen, zu unserem eigenen aber i.B. zum Schutz der gesundheitlich schwächeren in unserer Gesellschaft.

Alle meine Termine finden aktuell telefonisch oder über Skype, Teams etc. statt. Natürlich werden Projekte verschoben oder Termine entfallen komplett. Auch der Umsatz wird in diesem Monat einbrechen. Ich habe in meinem Leben jedoch gelernt, nicht in Tagen, Wochen oder Monaten zu denken sondern in Jahreszyklen. Und so bin ich sicher, dass das was ich heute an Einbußen und Verlusten verbuchen werde, ich morgen wieder aufhole und gestärkt durch diese Erfahrung mein Business festigen werde.

Derweil nutzte ich die Zeit, um all das aufzuarbeiten was in den Monaten liegen geblieben ist, all die Ideen und Projekte die aus Zeitmangel nicht weiterentwickelt worden sind. Ich bilde mich persönlich weiter und nehme an Webinaren zu verschiedensten Themen teil und, ich entschleunige, auch das tut dem Körper und dem Geist gut und stärkt die Abwehrkräfte.

Regierung und Banken sind dabei außerordentliche Maßnahmen für den Wirtschaftssektor zu bestimmen und tragen somit ihren Teil bei. In Wuhan, wo das Virus ausgebrochen ist, normalisiert sich die Situation langsam wieder und, sämtliche Institute forschen am Gegenmittel.

Auch wenn wir den Höhepunkt dieser Krise noch nicht erreicht haben, bin ich zuversichtlich, dass wir es schaffen und gestärkt aus dieser dramatischen Situation heraus in eine erfolgreiche Zukunft gehen werden."

Der Corona-Notstand birgt auch große Chancen für viele betroffene Unternehmen. Prozesse, die für viele Unternehmen bis gestern aufgrund vieler Schwierigkeiten auch legislativer Art unmöglich einzuführen schienen, waren von einem Tag auf den anderen pure Notwendigkeit, um die tägliche Arbeit zu bewältigen und weiter zu bestehen.

So haben wir erkannt, dass flexibles Arbeiten, Arbeiten von zu Hause aus, sogenanntes Smart Working, möglich ist. Wir lernen, dass es wichtig ist, Mitarbeitern Vertrauen zu schenken, dass sie ihre Arbeit ohnehin gut machen. Natürlich wird es immer diejenigen geben, die die Situation ausnutzen - aber das geschieht, wenn wir ehrlich sind, auch im Unternehmen, unter den Augen der Verantwortlichen. Ablenkung gibt es auch im Unternehmen genug und das Gehirn braucht Ablenkungen, damit es sich danach umso besser konzentrieren kann.

Was ist also zu tun? Lernen Sie aus der gelebten Situation und seien Sie offener für neue Arbeitsmodelle. Sehen Sie die Chancen, die sich Ihnen bieten - denn alles ist möglich und handhabbar, wenn der Wille dazu vorhanden ist. Insbesondere im Hinblick auf die Arbeitsmodelle der Zukunft, die Erwartungen der neuen Generationen und die Herausforderungen, die auch im Hinblick auf die fehlenden Ressourcen auf dem Arbeitsmarkt auf uns zukommen, wird uns diese Erfahrung aus Sicht der Arbeitnehmerführung für die Zukunft wappnen.

Wir werden daher gestärkt aus dieser dramatischen Situation hervorgehen, die uns aus der Sicht der Führung nicht einen, sondern zehn Schritte weitergebracht hat, indem wir in wenigen Wochen Veränderungen vorgenommen haben, für die wir normalerweise Jahre gebraucht hätten.

Lassen Sie uns diese Erfahrung nutzen, indem wir in dieser Richtung weitermachen und keine Rückschritte machen, denn nichts wird mehr so sein wie vorher - zum Glück!