Il passaggio allo smart working rappresenta indubbiamente un cambiamento per il collaboratore, in termini di ambiente, ma anche di organizzazione delle proprie attività e in particolar modo di contatto sociale. Lo smart working prevede normalmente dei momenti di lavoro da remoto, i quali sono però intervallati da momenti di aggregazione in azienda. Questi ultimi, attualmente non sono possibili o andrebbero comunque evitati.

Si tratta di una situazione limite e come tale deve essere vissuta da tutti. L’isolamento, a quanto pare, è ad oggi l’unico metodo efficace per contrastare il divulgarsi del virus. È pertanto un dato di fatto e non una libera scelta, da collocare tuttavia nell'ambito di un periodo che avrà un termine.

L’isolamento dei collaboratori in home office o smart working può comunque essere facilmente contrastato con la gestione dei collaboratori, che non è diversa da quella che avviene quando si è in azienda. Certo, il contatto non è fisico. Non basta alzare la testa e chiamare il collega alla scrivania a fianco. Basta però schiacciare un bottone e attivare una chiamata via Skype, Teams o semplicemente via telefono.

Suggerisco di pianificare dei momenti fissi di comunicazione, come per esempio il morning meeting, quindi una riunione di 15 minuti ogni mattina, dove il team si incontra via video per fare il punto della situazione, parlare delle attività del giorno e di eventuali sfide o problemi da risolvere. Lo stesso poi lo si ripete la sera, o a fine lavoro, per fare di nuovo il punto della situazione lavorativa: quali progetti sono stati portati avanti, quali decisioni devono essere prese, dove il o i collaboratori hanno bisogno dell’aiuto del responsabile ecc. Certamente ci deve essere anche lo spazio per qualche battuta o aneddoto, così da creare un clima positivo.

Lo scambio può comunque avvenire in ogni momento - si è sempre “on” e quindi raggiungibili via voce o video.

La leadership di per sé non è una cosa automatica. Quando poi collaboratori e dirigenti si trovano in posti diversi, esercitarla diventa ancora più arduo. Guidare a distanza diventa una notevole sfida.

Se guidi a distanza, diventa più difficile valutare se il collaboratore sta lavorando bene o no. Si hanno a disposizione poche informazioni e l'impossibilità di verifica visiva. Si deve quindi imparare a valutare i risultati e la qualità dell’operato, anziché la mera quantità delle ore trascorse davanti al computer.

Gestire collaboratori a distanza comporta un maggior grado di incertezza per il leader. Si può guidare solo attraverso la fiducia nel collaboratore e si deve comprendere che per farlo è necessario pianificare tempi e metodi di attività.

Per ottenere risultati soddisfacenti, bisognerà fare un particolare sforzo di coordinazione mentale.

Fattori di successo:

1. Assicurarsi che Hardware e software siano funzionanti e adeguati:

connessione internet veloce, laptop e smartphone per ogni dipendente dovrebbero rappresentare la dotazione minima.

Esistono molti strumenti e tool appositamente sviluppati per l'elaborazione in multi-utenza di processi a distanza che aiutano a organizzare il volume di dati. Solo per fare un esempio, Office 365 viene già ampiamente utilizzato e con esso è possibile processare l'avanzamento dei progetti in modo tale che tutti i membri del team siano informati e possano continuare a lavorare su dati costantemente aggiornati.

Molti strumenti si sono dimostrati efficaci anche nell'ambito delle riunioni a distanza. L’efficienza di tali meeting passa sempre attraverso una corretta pianificazione del tempo e organizzazione del lavoro quotidiano di ogni singolo partecipante.

Ad esempio, sarà molto utile aggiornare correttamente i calendari, rendere visibile lo stato di disponibilità dei collaboratori e abilitare l'uso delle chat. Durante queste riunioni saranno anche importanti funzioni come la condivisione del desktop, l'editing congiunto di documenti, il lavoro creativo su una lavagna digitale.

2. Conduci dando fiducia, fissa obiettivi comuni e spiegali!

In quanto leader il tuo compito è che il team abbia una comprensione univoca e condivisa di come lavorare insieme: sostieni il concetto di squadra. Leader e collaboratore definiscono insieme indicatori trasparenti rispetto ai quali sono misurati progressi e risultati e accordi standard chiari per la cooperazione.

Gli appuntamenti, gli accordi e gli impegni dovranno essere mantenuti da entrambi i soggetti.

3. Fornisci ai collaboratori a distanza feedback costruttivi e questo possibilmente di persona o almeno in una chiamata a due.

4. Assicurati di non demotivare i tuoi dipendenti chiedendo report non strettamente necessari. Stimola la loro responsabilità personale e incoraggia lo spirito d’iniziativa.

5. Comunica regolarmente e spesso con tutti i soggetti coinvolti:

incontri fissi settimanali sono particolarmente utili, come ad esempio teleconferenze programmate. In queste occasioni dai spazio ad un generoso flusso di informazioni, poiché i collaboratori non essendo in sede, quasi certamente si troveranno privati di numerose importanti notizie.

La buona comunicazione: le tipiche regole applicate nelle normali riunioni sono valide anche per le  conferenze telefoniche e video, come ad esempio:

• Definizione dell’ordine del giorno anticipato ai partecipanti. La consueta voce "varie ed eventuali" è assolutamente da eliminare.
• Verbale di incontro inviato tempestivamente a tutti: in esso vanno inserite solo le cose da fare, le scadenze dei compiti e chi è responsabile del compito stesso. Ogni compito dovrà essere assegnato e programmato!
• Inizio e fine del meeting dovranno essere puntuali.
• Ognuno può intervenire solo quando ha qualcosa di veramente interessante da offrire alla discussione e solo se gli argomenti riguardano tutti i membri del gruppo. Altrimenti per discussioni 1:1 è consigliabile fissare un meeting a parte.
• Si raccomandano interventi sintetici, evitando preamboli autoreferenziali.
• E’ buona norma, oltre che buona educazione, evitare l’interruzione di chi sta parlando.

A seconda della complessità dei contenuti, si scelga la forma di comunicazione più idonea:

le email funzionano molto bene, ad esempio, per brevi domande, scambio di idee o per report sullo stato dell’arte. Esse sono molto utili per la gestione di collaboratori a distanza, ma non sostituiscono le conversazioni dirette. Si dovrebbero quindi evitare le cosiddette e-mail  ping-pong. In tal caso, meglio utilizzare il telefono!

6. Fiducia: guidare a distanza funziona solo con fiducia reciproca; si deve quindi innanzitutto costruire un rapporto basato su di essa. 

7. Last but not least: non lesinare nell'apprezzare i successi dei tuoi collaboratori e del tuo team e festeggia i risultati insieme a loro, anche se solo via telefono o video.

Secondo la legge sulla sicurezza e la salute sul lavoro, il datore di lavoro è obbligato ad adottare misure per garantire la sicurezza e la salute dei dipendenti. È consigliabile stabilire regole di condotta per ridurre il rischio di contagio, ma anche per raggiungere accordi in merito alla possibilità dei dipendenti di prendere ferie o ridurre gli straordinari, al fine di garantire la continuità dell'attività aziendale e quindi dei posti di lavoro. 

Per le aziende possono inoltre risultare valide le seguenti raccomandazioni:

• Inoltrare ai collaboratori le informazioni relative ai decreti e agli ordini emessi dagli organi competenti.
• Informare i lavoratori sui sintomi dell'infezione.
• Quali sono le regole di condotta nei rapporti con gli altri colleghi, con i clienti e i fornitori.
• Introdurre misure igieniche più severe in azienda, come ad esempio lavarsi le mani frequentemente e accuratamente.
• Arieggiare regolarmente i locali chiusi.
• Prevedere un protocollo dei processi aziendali in caso di assenza del personale, in particolare regole di sostituzione e definizione delle priorità, ad esempio chi è in grado di far funzionare certe macchine o un determinato software.
• Implementare e utilizzare reti di home office e smart working.
• Utilizzare le videoconferenze.
• Vietare, disdire o rinviare i viaggi aziendali.
• Incoraggiare il dipendente a informare il datore di lavoro se è stato in contatto con persone realmente o potenzialmente infette o con persone che si sono trovate in zone a rischio negli ultimi 14 giorni.
• Evitare i contatti sociali (ad esempio nella mensa aziendale o nelle sale ristoro) e aumentare le distanze con le altre persone, ad esempio preferendo la propria auto o bicicletta ai mezzi pubblici.
• Il datore di lavoro si deve impegnare a spiegare al collaboratore le misure adottate, come la riduzione dell'orario di lavoro, l'assegnazione di ferie annuali ecc. Le motivazioni di questi provvedimenti non sono sempre chiare al collaboratore come lo sono per l'imprenditore. Di conseguenza, è importante sottolineare che simili misure vengono adottate per tenere in piedi l'azienda in un periodo critico e per salvaguardare il più possibile i posti di lavoro.
• Comunicare l'impatto che la crisi attuale sta avendo sull'azienda, ma allo stesso tempo infondere fiducia nel lavoratore: tutto viene fatto per continuare a lavorare anche dopo la crisi.
• Rafforzare lo spirito di appartenenza, appellandosi alla ragione e all'unità, all'insegna del motto “tutti assieme ce la faremo”.

Fondamentalmente, dobbiamo distinguere tra la comunicazione riguardante il virus, i suoi effetti e il suo decorso e quella che mira invece a mantenere alta la motivazione dei collaboratori. Mentre la prima forma di comunicazione è una questione puramente tecnica, la seconda invece coinvolge il fattore emotivo.

Un reporting affidabile e serio è essenziale per informare circa l’evoluzione del Coronavirus; è consigliabile condividere link di siti autorevoli, ad esempio quelli della sicurezza e protezione civile della provincia di Bolzano o del Ministero della Salute. Molto importante diventa la rettifica e la smentita delle cosiddette fake news, nonché la comunicazione ai collaboratori di informazioni verificate, serie e veritiere che devono assumere un aspetto di corrispondenza con il fruitore: i collaboratori non vanno quindi inondati di informazioni copia e incolla. I contenuti veicolati vanno gestiti, in modo tale che siano utili e interessanti per chi li legge.

In tempi come questi i collaboratori hanno bisogno di certezze in grado di generare sicurezza e fiducia. Dovere del management è quello di trasmettere tale sicurezza in modo proattivo, chiaro e trasparente. Va da sé che in questi frangenti non ci si possa sbilanciare su tempistiche, sviluppi ed evoluzioni del virus. Quello che però si può ottenere, attraverso una comunicazione ponderata e definita, è la possibilità di trasmettere la sensazione che la situazione sia gestita in modo professionale e competente, e inoltre che il management stia agendo nella direzione della tutela dei collaboratori e del mantenimento della continuità aziendale.

All'interno dell’organizzazione, una comunicazione trasparente e continuativa diventerà un prerequisito sul quale i collaboratori potranno contare per non sentirsi abbandonati.

Per la comunicazione verso i collaboratori è fondamentale che si identifichino le persone qualificate a questo scopo, affinché le informazioni comunicate siano condivise, coerenti, chiare e credibili.

La massima è: informazione sì, panico no! Per quanto riguarda la comunicazione relativa al virus e al suo sviluppo vale quanto segue: quanto più la situazione attuale viene affrontata in modo oggettivo, tanto più l'emotività e la paura possono essere contenute. Le emozioni, soprattutto quelle negative, sono contagiose e quindi l'obiettivo deve essere quello di evitare assolutamente il panico. Questo momento è ottimo per rafforzare lo spirito di gruppo e il senso di comunità. 

Per tenere alto il morale del collaboratore è utile raccontare storie positive: si tratta del cosiddetto “storytelling” che ha più volte dimostrato la sua validità per diffondere fiducia e buon umore. Lasciate che il vostro collaboratore racconti il suo esempio personale di come sta affrontando la situazione e condividete questi contributi con gli altri collaboratori e con la Community tramite intranet, e-mail o social media. Ad esempio: "Non ci lasceremo fermare da niente e da nessuno, continueremo a lavorare!”, con una foto del collaboratore nella sua postazione da casa. Oppure: "Incontro con i colleghi a Monaco, i bambini giocano in sottofondo e fanno rumore, ma va tutto bene. Non ci arrendiamo, stiamo ancora lavorando!", selfie del collaboratore con lo schermo sullo sfondo. Anche i manager e gli imprenditori sono chiamati a svolgere al meglio i loro ruoli di modelli. Diffondete coraggio e speranza!

La stimolazione della motivazione può essere legata ai valori aziendali. Ad esempio, un'azienda che ha tra i suoi valori il dinamismo può giocarselo proprio in questo momento e segnalarlo più e più volte nella sua comunicazione.

Per esempio: “Il dinamismo è un valore importante per noi. Dimostriamo come possiamo padroneggiare insieme questa situazione, adattandoci velocemente alle nuove sfide, implementando nuovi modelli di lavoro in modo rapido e semplice, garantendo così la continuità della nostra azienda”.

Cercate di affrontare la situazione con calma e prudenza per evitare ai dipendenti uno stress inutile. Lo stress indebolisce anche il sistema immunitario e favorisce l'insorgenza di diverse malattie.

"Personalmente, cerco di fare la mia parte. Ho cancellato tutti gli incontri personali e eliminato ogni contatto con le altre persone. Questo è attualmente l'unico modo per arginare la diffusione della malattia: per il nostro stesso bene, ma anche per proteggere i membri più deboli della nostra società".

Tutti i miei appuntamenti si svolgono al momento via telefono o Skype, Teams, ecc. Naturalmente alcuni progetti vengono rinviati e qualche appuntamento completamente cancellato. Anche il fatturato crollerà questo mese. Tuttavia, nella mia vita ho imparato a non pensare in giorni, settimane o mesi, ma in cicli annuali; sono quindi sicura che le perdite che subisco oggi, verranno recuperate domani e, rafforzata da questa esperienza, rafforzerò il mio business.

Nel frattempo uso il tempo a disposizione per lavorare sulle cose che sono state lasciate indietro nei mesi precedenti, ovvero tutte le idee e i progetti che non sono stati sviluppati per mancanza di tempo. Continuo la mia formazione personale e partecipo a webinar su vari argomenti e rallento il ritmo della mia vita, cosa che fa bene al corpo, alla mente e rafforza il sistema immunitario.

Il governo e le banche stanno definendo misure eccezionali per il settore economico e stanno quindi facendo la loro parte. A Wuhan, dove il virus è scoppiato, la situazione sta lentamente tornando alla normalità e tutti gli istituti stanno facendo ricerche sul vaccino.

Anche se non abbiamo ancora raggiunto l'apice di questa crisi, sono fiduciosa che ce la faremo e usciremo da questa drammatica situazione più forti e con un futuro pieno di successi”.

La fine dell’epidemia offrirà grandi opportunità alle imprese. Processi che per tante aziende fino a ieri sembravano impossibili da introdurre a causa di mille difficoltà e implicazioni, anche legislative, da un momento all'altro sono diventati necessità per gestire il lavoro quotidiano e quindi sopravvivere. 

Abbiamo quindi capito che il lavoro flessibile, il lavoro da casa, il cosiddetto smart working è possibile. In questi giorni stiamo imparando che è possibile fidarsi delle persone anche a distanza e che i collaboratori il loro lavoro lo stanno facendo comunque bene. Certo, ci sarà sempre chi ne approfitta, ma questo, se siamo sinceri, succede anche in azienda, sotto gli occhi dei responsabili. Sempre in tema di sincerità: quante volte siamo distratti anche noi? Il cervello ha infatti bisogno di distrazioni per poi potersi concentrare meglio.

Cosa bisogna fare quindi? Imparare dalla situazione vissuta ed essere più aperti a modelli di lavoro nuovi, vederne le opportunità, perché tutto è possibile e gestibile se c’è la volontà. In particolare, ponendo l’attenzione al lavoro del domani, alle aspettative delle nuove generazioni e alle sfide che ci attendono anche in merito alla mancanza di risorse sul mercato, questa esperienza dal punto di vista della gestione dei collaboratori ci ha, di fatto, aperti al futuro.

Usciremo quindi rafforzati da questa situazione così drammatica che, dal punto di vista della leadership, ci ha portati avanti non di un passo ma di dieci, facendoci adottare e accettare in poche settimane cambiamenti, per i quali normalmente avremmo avuto bisogno di anni.

Approfittiamo di questa esperienza, continuando in questa direzione e non facendo passi indietro, perché niente sarà più come prima – per fortuna!